Kusprayitna Blogs

Hidup untuk berbagi ilmu :: IT Linux Windows Database Oracle PHP OpenSource

UII Siap membeli Oracle PeopleSoft?

Posted by kusprayitna on May 27th, 2009

Seharian kemarin para pejabat UII dikumpulkan dalam acara presentasi & workshop Oracle PeopleSoft di Ruang Sidang Utama Gedung Rektorat Universitas Islam Indonesia.

Pada acara tersebut Oracle PeopleSoft membawa teamnya dari Oracle Malaysia, Konsultan Implementasi Peoplelogic beserta teman-teman Oracle Jakarta kalau tidak salah.

Dari acara tersebut dapat diperoleh informasi bahwa :

  1. Menggunakan PeopleSoft agar dapat menjadi "Word Class University"
  2. PeopleSoft sudah banyak menyediakan fungsi-fungsi untuk akademik di pergurun tinggi, sejak mahasiswa masuk sampai dengan menjadi alumni, sejak persiapan kuliah sampai dengan pemasukan nilai oleh dosen, sampai dengan bimbingan DPA/TA mahasiswa. Manajemen prodi yang independent, bisa Caturwulan, semester ataupun tahunan, konversi kurikulum, pindah prodi, manajemen kuliah & ruang, dll.
  3. PeopleSoft belum mencakup fungsi seperti Pendaftaran mahasiswa, Perpustakaan, Pembayaran, Sumber Daya Manusia (Dosen)
  4. PeopleSoft merupakan development platform, didalamnya sudah terdapat FDisaigner untuk membuat/merubah aplikasi.
  5. Lisensi PeopleSoft sudah termasuk codenya (karena code ada di database) dan tidak termasuk Hardware, Konsultan Implementasi & Proses perubahan di Universitas
  6. Jika PeopleSoft jadi dipakai, maka software lain yang fungsinya sama tidak dipakai lagi, yaitu SIMAK (Sistem Informasi Akademik), ADMSIMAK (Administrasi Akademik), UNYSIS (Web Portal Akademik) dan diperlukan penyesuaikan dan interfacing PeopleSoft ke PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru termasuk CBT Computer Based Test & PBT Paper Based Test), KEUBANK (Keuangan & Bank), SIMSDM (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia), PAYROLL (Penggajian), ON-LINE BANK (Sistem Pembayaran On-Line Real Time dengan Bank se Indonesia) dan yang pasri EPSBED (Laporan Rutin Semester ke Dikti)

Pembelian PeopleSoft menurut saya bukanlah keputusan/kebijakan yang harus diambil berdasarkan pertimbangan IT, akan tetapi haruslah diambil keputusan berdasarkan pertimbangan manajeman terutama manajemen perubahan menuju sesuai dengan arah rencana strategis universitas.

Ada beberapa perumpamaan yang sempat dibenak saya , yaitu :

  1. Universitas bagaikan kapal nelayan yang akan melaut mencari ikan. Ke laut bisa memakai kapal tongkang, pakai kapal feri, pakai kapal perang bahkan pakai "gethek"pun juga bisa. Pemilihan kapal ditentukan dari tujuan dan lingkungan (perairan), kalau ke laut cari ikan tuna, cukup pakai tongkang walaupun memakau kapal perang dengan persenjataan lengkappun sebenarnya juga bisa. Kalau di sungai memakai "gethek"pun cukup, akan tetapi kalau tidak dibawakan kail atau jaringnya maka tidak akan pernah bisa dapat ikan. Artinya TEKNOLOGI TEPAT GUNA harus dipertimbangkan.
  2. Manajemen perubahan, ketika dari tidak ada menjadi ada maka perubahan ini menjadi suatu kemudahan. Kalau sudah ada cara A diganti dengan fungsi sama cara B maka banyak yang harus dipertimbangkan. Saya ingat implementasi sistem informasi rumah sakit JIH (Jogja International Hospital) ketika dokter diharapkan nulis resep di komputer.
    a. Cara B di banding cara A seberapa lebih mudah ?
    b. Cara B apakah lebih besar manfaatkanya dibanding cara A, baik pelaku atau pihak lain ?
    c. Cara B apakah membutuhkan biaya/proses yang lebih banyak?
    d. Adakah ada cara C yang lebih baik ?
    e. Bagaimana kalau cara B/C gagal ?

    contoh kasus:
    a. Apakah nulis resep di komputer lebih mudah dibanding di kertas ? "tidak"
    b. Apakah nulis resep di komputer bermanfaat bagi dokter & pasien ? "untuk sejarah & rekam medis & harga segera diketahui"
    b. Apakah nulis resep di komputer bermanfaat bagi tahapan berikutnya? "Memudahkan proses di apotek, gudang, akunting"
    c. Apakah nulis resep di komputer harus dilakukan dokternya sendiri? "Bisa melalui Asisten Dokter/Perawat, Apoteker atau Dokter Jaga"
    d. Apakah nulis resep ke komputer harus mamakai PC + Keyboard? "Dokter menulisnya memakai interface tulisan tangan ke komputer ("HandWriting") atau buat aplikasi di PDA"
    e. Kalau dokter tidak mau nulis di komputer bagaimana ? "kembali proses manual nulis resep ke kertas"

    Saya melihatnya uraian diatas sebenarnya dengan menggunakan cara baru B, seberapa besar EFISIENSI nya yang akan diperoleh, baik dari sisi waktu, proses dan SDMnya.

  3. Melakukan double/treeple entry merupakan hal yang tidak efisien seperti yang disampaikan konsultan PeopleSoft, sehingga perlu dipersiapkan skenario WHAT IFnya (khususnya jika ada penolakan atau kegagalan).
    a. Jika SDM harus di upgrade ke standar yang lebih tinggi ?
    b. Jika SDM jumlahnya harus dikurangi dibagian tertentu dan harus ditambah di bagian lain ?
    c. Jika infrastuktur hardware tidak memadai  atau harus diganti semua?
    d. Jika pejabat berganti ?
    e. Jika proses terjadi botlenect (macet)  sehingga proses berikutnya macet juga ?
    f. Jika proses gagal ?
    g. Jika membutuhkan dana tambahan ?
  4. Tidak ada yang sempurna dan perubahan adalah suatu proses ...
    Kita harus akui bahwa didunia ini tidak ada yang sempurna, sekarang bisa saja dikatan sudah BAIK akan tetapi besok menjadi TIDAK BAIK, karena memang standar orang bisa berubah dan perubahan itu selalu ada untuk menuju semakin lebih baik. Konsultan PeopleSoft mengatakan yang intinya , jika UII jadi membeli PeopleSoft maka mereka akan melakukan proses implementasi yang diantaranya adalah analisa, disain, build, test, dilaksanakan  , dimana ini berarti ada analisa dan disain kebutuhan di UII yang kemudian akan dibuatkan di PeopleSoft kebutuhannya baru setelah sesuai melalui pengetesan baru akan dilaksanakan. Dari sini dapat diperoleh informasi yang jelas bahwa BUILD atau PENGEMBANGAN pasti dilakukan untuk memenuhi kebutuhan, sehingga perlu dipertimbangkan seberapa besar KETERGANTUNGAN universitas dengan konsultan atau pengembang lain.

Cukup sekian dulu, jika ada masukan dipersilahkan 🙂

One Response to “UII Siap membeli Oracle PeopleSoft?”

  1. rizki Says:

    Simpel,,Padat,,Jelas.

Leave a Reply

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>